Le temps c’est de l’argent, disait le vieil adage. Un argent bien tangible ? Immédiat ? Il faut bien le croire.

Pour les professions libérales, et notamment celles du chiffre, cela ne saura être plus exact. Faisant partie de la large famille des « services » dans son sens large, les missions proposées et réalisées par les cabinets d’experts comptables et autres professionnels comptables au Maroc ne font souvent pas l’objet d’une décomposition précise du cout de revient, comme on s’y attendrait pour un produit « en chair et en os» transformé ou distribué. A tort, évidement, car cela permet une facturation plus « juste », plus adaptée.

A ce titre, la facturation à l’heure, reflex naturel dans le secteur libéral, n’a plus à faire ses preuves : transparence vis-à-vis du client, suivi des réalisations plus précis et adaptabilité des honoraires font partie des galons qui lui sont reconnus. Cependant, la méthode a souvent été critiquée pour sa lourdeur administrative. Elle a fini par perdre du terrain devant une tarification jugée plus pragmatique, souvent plus « intuitive », liée à la réalisation d’objectifs prédéfinis, ou rémunérant une disponibilité générale mutuellement convenue.

Aujourd’hui, la pratique du taux horaire est globalement répandue. Il est intéressant d’en apprécier le gain direct sur productivité du cabinet. La démarche nécessite une gestion continue des temps de travail des collaborateurs et une bonne estimation du budget temps initial nécessaire à la réalisation des missions concernées. Les cabinets doivent alors mettre en place un module de gestion du temps et affecter chaque collaborateur pour son suivi. Petit tour d’horizon.

 

Principaux avantages :

La gestion des temps, même au sein d’une petite structure libérale, présente plusieurs avantages :

  • Adaptation des honoraires en fonction du temps effectif de travail, et non plus en se basant uniquement sur des informations d’exploitation du client. Ce dernier critère peut souvent s’avérer inadapté, notamment lorsque l’intervention du professionnel implique un travail de recherche et d’interprétation, plutôt qu’une prestation de saisie ou d’établissement de déclarations ;
  • Justification des dépassements de temps à facturer : Le client est plus rassuré de savoir que les temps sont consignés régulièrement et que son dossier bénéficie d’un suivi formalisé. Tout écart de temps facturable est alors plus facilement négociable ;
  • Suivi des travaux de réalisation : un module de gestion des temps, c’est avant tout un moyen efficace pour les collaborateurs de quantifier le degré de leurs interventions dans chaque mission et d’accommoder leur planning, en fonction. C’est aussi un outil que le superviseur de la mission trouvera très pratique pour suggérer des ajustements en matière de réalisation des travaux.

 

Principales limites :

La facturation à l’heure et gestion des temps effectifs présentent quelques obstacles majeurs :

  • Budgétisation souvent sommaire : une gestion des temps efficace commence d’abord par une bonne lecture des besoins du client, afin d’en déduire un budget d’heures relativement approprié. Cela n’est pas toujours une chose aisée ! On citera notamment les missions d’assistance aux contrôle de l’administration des impôts ou encore le conseil fiscal indépendant ou il est rédhibitoire de considérer, dès la 1ère consultation, un nombre d’heure requis, souvent très variable au regard de l’évolution du dossier ;
  • Lourdeur administrative : gérer les temps, c’est d’abord y passer du temps ! souvent brandit comme inconvénient ultime d’un tel système, les précieuses minutes consacrées au renseignement et à la supervision des fichiers de suivi des heures peuvent vite prendre de la place, au risque d’annuler simplement le gain en rentabilité espéré par une facturation plus « propre ».

 

Recommandations :

Notre avis sur la mise en place d’un module de gestion des temps :

  • Mise en œuvre fluide, à l’échelle de la structure : mettre en place un module de gestion de temps, c’est avant tout pour gagner en productivité et en transparence, et non pas le contraire. Un outil adapté est donc de rigueur. Pour une structure de moins de 10 collaborateurs, par exemple, une première application peut être réalisée à travers un outil « fait maison », sous Excel ou équivalent. Un outil plus dédié pourra ensuite être déployé une fois la philosophie bien digérée ;
  • Sensibilisation des collaborateurs : c’est évident, la gestion des temps met l’ensemble du personnel en première ligne, en exigeant de leur part un engagement indispensable. Tandis que certains seront frileux devant la perspective bruineuse de perte de liberté, il faut avant tout faire preuve de pédagogie afin de transmettre la vraie finalité de l’exercice : mettre en valeur concrètement leurs contributions respectives aux différentes missions. Réunion de travail et notes internes seront alors de mise, dans un premier temps, afin de présenter l’idée et de recueillir les suggestions ;
  • Adaptation des budgets temps en fonction des écarts passés : La consignation des temps de travail permet d’identifier, au fur et à mesure, les écarts de budgétisation en temps de réalisation des missions. Le responsable de mission au sein du cabinet tachera, en fonction des écarts, d’affiner la facturation pour les prochaines missions. L’expérience est l’essence de toute amélioration !
  • Maintenir un schéma de transparence globale : facturer à l’heure, c’est d’abord facturer juste, en principe du moins ! un tel système perd d’ailleurs son intérêt dès lors que les temps renseignés ne sont pas effectivement réalisés ou sont fictivement gonflés. Un minimum de conscience professionnelle est de mise, malgré la présence d’un superviseur ;
  • Définition d’une charte d’intervention, définissant les temps minimum à passer par dossier, la fréquence de renseignement des heures effectives, ou encore les missions concernées par une telle approche. A ce titre, des séminaires de formation sont organisés pour initier les décideurs et leurs équipes à une telle pratique, dont certains sont dispensées par le cabinet AUDIGROUP.

 

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